Selección de proveedores: claves, para realizar una selección eficaz

La selección de proveedores es una de las tareas estratégicas fundamentales para cualquier empresa, sobre todo para aquellas que compran muchas de las materias primas que, posteriormente, utilizan en su proceso productivo.

En este artículo definiremos qué es un proveedor, sus características y funciones y hablaremos sobre por qué es importante realizar una investigación sobre los proveedores antes de contratarlos. Sigue leyendo para resolver todas tus dudas.

¿Qué es un proveedor?

Llamamos proveedor a toda aquella compañía o individuo que se encarga de abastecer a una empresa de la materia prima necesaria para que esta última realice su actividad.

Es importante reconocer que se consideran proveedores a todos aquellos que proveen bienes y servicios a una compañía, ya sea desde materiales secundarios (bolígrafos, papel, tinta de impresoras), hasta la propia materia prima que se utiliza en el proceso de su actividad (madera para un fabricante de muebles, comida para un restaurante, etc.).

A medida que ha pasado el tiempo, los equipos directivos han ido cambiando y modelando su concepto de proveedores y las funciones que estos cumplen dentro de la cadena de valor de las empresas, buscando siempre garantizar la seguridad de la compañía y maximizar sus beneficios.

De esta manera, vamos a ver cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta para realizar una eficaz selección de los proveedores en nuestra empresa.

Criterios de selección de proveedores: qué debemos tener en cuenta antes de elegir

El precio de los productos

Si nos ponemos en el punto de vista del gerente de una empresa, es evidente que su perspectiva va a tratar de reducir en costes siempre que sea posible, por lo que buscará los precios más bajos en productos que cumplan los estándares que su compañía quiera ofrecer al mercado. 

Ahora bien, es importante puntualizar que no solo tenemos que centrarnos en el precio que ponen los proveedores en sus productos o servicios, sino que es fundamental realizar un análisis conjunto en el que se tengan en cuenta otros factores que explicaremos posteriormente.

Profundizando en el tema de los precios, existen varios aspectos que tienen influencia para el gerente a la hora de confeccionar su lista de proveedores:

• Competitividad de precios. Sobre todo en compañías que necesitan realizar grandes volúmenes de compra, es bastante importante que encuentren proveedores que les vendan sus productos a precios competitivos.
• Precios del embalaje y envasado. Pese a que son aspectos que suelen dejarse de lado a la hora de llevar a cabo las primeras negociaciones con los proveedores, tenemos que asegurar que los precios del envasado y el embalaje vayan acorde con el precio final del producto.
• Formas de pago disponibles. Es recomendable fijar con nuestros proveedores las formas de pago de manera anticipada, siendo preferible que estos acepten tanto el pago a crédito como al contado.

La calidad de los productos

Junto con el concepto de precio, la calidad es uno de los factores a los que los gerentes le dan mayor importancia, ya que puede suponer la diferencia entre un proveedor válido para la empresa y uno que no lo sea. 

Definir el término de calidad es complicado, ya que cada persona puede interpretarlo de distintas maneras en función de la actividad a la que se dedique, su experiencia y/o sus conocimientos.

Para verlo en términos generales, la calidad es la capacidad de un material, producto u objeto para cumplir con las funciones y especificaciones para las que ha sido creado o contratado. 

También puede definirse como aquella sensación que un producto o servicio deja en sus usuarios en función de sus requisitos o predisposiciones por ese producto o servicio concreto. 

Por ejemplo, si esperamos que una cámara saque fotografías de alta calidad, a la mejor resolución y con cierto enfoque, y una vez probamos el producto no cumple nuestras expectativas, pensaremos que el producto no tiene la calidad suficiente. 

Por este motivo, el término de calidad en muchas ocasiones es subjetivo, y depende más de los estándares que establezca la persona que del propio producto.

Para garantizar que la empresa esté comprando productos de calidad, es necesario establecer unos estándares propios que nos permitan tomar una correcta decisión a la hora de escoger los proveedores. 

En estos estándares debe marcarse la calidad que se espera obtener del producto, así como del aprovisionamiento, la logística y el control de inventarios.

Análisis de valor de los proveedores

Los estándares de calidad y precio son importantes a la hora de mirar el producto que nos ofrecen nuestros proveedores, pero también es fundamental en este proceso realizar un análisis en el que podamos estudiar el valor que tienen los propios proveedores como compañía.

 Una elección adecuada de un proveedor se caracteriza por escoger una empresa establecida en el mercado, con buena reputación y solvencia económica, además de otras características que pueden aumentar su fiabilidad por nuestra parte.

 Vamos a ver qué es lo que tenemos que analizar cuando estudiamos el valor de nuestros proveedores potenciales:

1.  Capacidad del proveedor para cumplir con nuestras expectativas. En primer lugar, tenemos que estudiar si el proveedor potencial va a ser capaz de cumplir con todos los objetivos que nos hemos propuesto para él. Es importante que tengamos garantías para el medio y largo plazo, ya que, al establecer una relación con un proveedor, es normal que se quiera mantener durante la mayor cantidad de tiempo que a ambos le sea posible.
2. Valor que el producto o servicio de ese proveedor va a aportar a nuestro proceso productivo. Dependiendo de la materia prima que nos vaya a ofrecer cada empresa proveedora, van a aportar ciertos valor a nuestro propio proceso productivo. Sobre todo en aprovisionamientos importantes, tenemos que analizar si la contribución de las materias primas (en términos de estética, valor añadido, apariencia final…) va a ser suficiente para cumplir nuestras expectativas.
3. Costes generados y solvencia de la empresa proveedora. El aspecto económico también es importante a la hora de generar valor, ya que un alto ahorro en costes puede suponer una inversión en otras áreas, potenciando nuestro producto final. Por ello, es importante analizar el estado económico general de la empresa proveedora, enfocándonos en su solvencia, además de analizar los costes extra que nos puede suponer llegar a un acuerdo con esa empresa.

Hasta ahora, hemos visto los factores más relevantes que nos permiten responder a la pregunta de por qué es importante realizar una investigación sobre los proveedores. 

Calidad, precio y valor añadido son términos que todo gerente debe conocer y tener muy en cuenta cuando realice su estudio de mercado y establezca sus objetivos y estándares.

A continuación, veremos el proceso que toda empresa debe seguir para llevar a cabo la selección de sus proveedores, así como las bases que debe sentar a la hora de realizar un plan de compras.

Proceso de selección de proveedores que toda empresa debería llevar a cabo

La gestión de proveedores, como ya hemos visto, es un pilar fundamental para cualquier empresa, ya que supone una gran parte de sus costes y puede ser esencial para aportar valor a su cadena de producción. 

Al fin y al cabo, son tus proveedores los que van a proporcionarte algunas (o todas) de las materias primas que utilizarás para fabricar tus productos, por lo que decidir en quién vas a confiar es de vital importancia. 

Por este motivo, vamos a ver las fases por las que toda empresa debe pasar a la hora de llevar a cabo un plan de compras y escoger a sus proveedores.

Primer paso: identificar tus necesidades

Toda empresa, incluidas las pymes, deberían realizar un plan de compras inicial en el que valoren todos los bienes y servicios que van a necesitar para desarrollar su actividad, estudiándolos y decidiendo qué cantidades van a pedir, en qué momento y a qué precios. 

Este primer paso es fundamental, ya que permite a las empresas ahorrar y establecer unos criterios de selección de proveedores, con el fin de conseguir las mejores materias primas en el tiempo adecuado y al mejor precio posible.

En esta primera fase, tenemos que saber que, dependiendo del tipo de empresa y la actividad a la que se dedique, la prioridad a la hora de analizar los productos y servicios puede variar. 

Por ejemplo, un restaurante de alta calidad tiene que priorizar por encima de todo a los proveedores que le suministren la propia cocina (carnes, pescados, frutas y verduras…), mientras que una empresa de asesoramiento online tendrá que poner prioridad a sus proveedores de equipos informáticos e internet. 

Por ello, es muy importante la valoración de las necesidades primarias de la empresa, para tener conciencia de qué es lo que hace falta y cuál de los productos y servicios es prioritario sobre otros.

Este tipo de compras mencionadas anteriormente son las que mayor valor aportan a la cadena de procesos de la empresa, pero también hay ciertos productos y servicios (que podemos llamar secundarios) que complementan a los anteriores y permiten agilizar ciertas tareas, como pueden ser las impresoras, los bolígrafos y el papel, o incluso algún software que nos ayude a organizar y llevar las facturas al día.

Este análisis, en su conjunto, va a hacer que la empresa pueda distinguir los beneficios que le ofrece cada materia prima, cuánto necesita de cada una de ellas y cuánto puede pagar por las mismas, lo que es imprescindible para llevar a cabo el siguiente paso y empezar a tener contacto con los proveedores.

Segundo paso: evaluar las opciones

Tras el análisis inicial de las necesidades de la empresa, el siguiente paso consiste en empezar a evaluar qué opciones tenemos, es decir, estudiar los proveedores.

 Para llevar a cabo este paso es indispensable haber profundizado en el anterior, ya que sin conocer qué es lo que quiere la empresa y cómo va a llevarlo a cabo, es imposible saber a qué tipo de proveedores van a acudir cuando llegue el momento.

Siguiendo el ejemplo del restaurante de alta cocina, este tipo de establecimientos no se puede permitir a un proveedor especializado en el liderazgo en costes, ya que no va a tener garantías de que su producto tenga la calidad esperada por el restaurante. 

Por este motivo, la empresa va a limitar su búsqueda de proveedores a todos aquellos que sean reconocidos por distribuir productos de calidad, los cuales sí se adecúan al plan de negocio que tienen los directivos.

A la hora de llevar a cabo el estudio de los proveedores, es fundamental conseguir información de todas las fuentes que podamos, ya que cuanta más recopilemos, mejor podremos decidir. 

Ya sean cámaras de comercio, bases de datos, conocidos, amigos, clientes o familia, intentaremos recopilar todas las opiniones y datos de nuestros potenciales proveedores, con el fin de tomar la mejor decisión posible en términos calidad-precio.

Tercer paso: toma de contacto con los proveedores potenciales

Una vez hecho el primer análisis de lo que nos pueden ofrecer los proveedores, es el momento de tener la primera toma de contacto con ellos, con el fin de obtener la información necesaria para tomar las decisiones de compra. 

En muchos casos, es recomendable acudir a las instalaciones de cada proveedor, hablar con ellos y ver sus rutinas de trabajo y cómo funciona su proceso productivo, con el fin de aclarar la decisión y tener más información sobre cada uno de ellos.

Este tipo de información puede ser crucial para el equipo directivo de la empresa, ya que ver presencialmente el sistema de trabajo y tener una impresión directa, puede ser de mucha ayuda para saber las intenciones de cada proveedor y el compromiso que puedan llegar a tener con nuestra compañía.

En este proceso es importante entrar a valorar la cantidad de proveedores que vamos a querer para cada producto (o grupo de productos) o servicios, ya que esta decisión puede marcar el fracaso o el éxito de nuestra empresa frente a los clientes. 

Existen dos decisiones que las empresas pueden tomar con respecto a este tema:

1. Elegir a un único proveedor para ciertos productos. Si seguimos el ejemplo del restaurante, vamos a imaginar que el gerente decide confiar sus compras de carnes a un solo proveedor. Esta decisión puede ser muy arriesgada, ya que, pese a la confianza y la buena relación que se puede establecer con el proveedor, no tenemos ningún comodín al que acudir si este falla y no nos entrega las mercancías a tiempo, lo cual puede afectar gravemente a la actividad del restaurante.
2. Elegir a dos o más proveedores para estos productos. Si el gerente decide establecer relaciones con tres proveedores distintos para su carne estará protegido frente a una posible rotura de stock de alguno de ellos, pero se arriesgará a que la calidad de los productos no sea siempre la misma y a que sus clientes noten las diferencias y queden en descontento con el servicio del restaurante.

En ambos casos, la decisión debe ser meditada y tomada con la mayor de las precauciones, utilizando toda la información recopilada por el plan de compras que ha realizado la empresa.

Cuarto paso: evaluar no solo en el producto, también cómo te lo ofrecen

A la hora de llevar a cabo la negociación y la gestión de los proveedores de una empresa, no podemos cometer el error de centrarnos solo en el producto que estos nos ofrecen, su calidad y su precio, sino que también hay que valorar la forma en la que lo distribuyen y los servicios añadidos que les acompañan.

Para ello, es imprescindible utilizar algún software o herramienta que nos permita realizar un seguimiento de los pedidos, facturas y mercancías recibidas, con el fin de evaluar la puntualidad y la forma de repartir que tiene cada uno de los proveedores.

Un proveedor que tenga productos de alta calidad y a buenos precios puede llegar a ser perjudicial para la empresa si tiene muchas faltas a la hora de entregarlos. 

Si tiene demoras en la entrega, no cuenta con garantías relacionadas con los productos, se le dañan habitualmente o pierde parte de la mercancía antes de entregarla, podría causar graves costes a la empresa que afecten directamente a nuestra actividad, lo cual puede llegar a ser muy perjudicial en el largo plazo.

Quinto paso: establecer las cláusulas y las condiciones del acuerdo

En toda negociación con los proveedores se incluyen cláusulas que determinan cómo va a ser el pedido y cuáles van a ser sus características principales. 

Entre ellas, encontramos la cantidad del producto y su precio, los plazos de entrega y sus condiciones, cómo va a ser el empaquetado y el embalaje, además de las condiciones de pago y facturación de ambas empresas.

Tampoco podemos olvidarnos de establecer algunas cláusulas anexas que ayudarán a las dos partes a tener mejores resultados. Algunas de las más utilizadas y beneficiosas son las siguientes:

• Establecimiento de órdenes de entrega. Para llevar un control de la distribución de las mercancías, es muy útil separar ciertos conceptos como la fecha, hora y lugar de entrega, las cantidades que se entregarán o las características del empaquetado y embalaje. También es importante comunicar al proveedor tus previsiones de consumo, con el fin de garantizar que este pueda suministrar a tu empresa cuando lo necesites.
• Revisión de precios. Sobre todo para proveedores a largo plazo, es importante citar reuniones cada ciertos periodos de tiempo, con el fin de revisar las condiciones del contrato y negociar ciertas cláusulas que pueden depender del volumen de compra o cambios en la producción de alguna de las partes.
• Sistemas de descuento. Establecer descuentos y promociones es crucial para mantener la relación proveedor-comprador, ya que el primero aumenta su volumen de ventas mientras que el segundo recibe un incentivo para seguir trabajando con ese proveedor. Este tipo de descuentos pueden ser por distintos motivos, como el volumen de compras o la repetición continuada de compras al mismo proveedor.

La importancia de utilizar un software de compras para seleccionar los proveedores

Una vez confeccionado el plan de compra, las empresas necesitan una herramienta que apoye su uso, además de permitirles recopilar información, almacenarla y compartirla según sus necesidades. 

Un software de compras es esencial para organizar todos los datos referentes a proveedores, distribución, materiales, stock y almacenamiento, es decir, sienta las bases sobre las que el departamento de compras tomará las decisiones relevantes.

Un software especializado en compras puede llegar a tener muchas funciones importantes que facilitarán el trabajo del departamento, sobre todo a la hora de tomar las decisiones estratégicas. 

Estamos hablando de programas informáticos que nos permiten hacer infinidad de tareas, desde solicitar información y ofertas a nuestros proveedores, hasta recopilar datos y realizar una evaluación de los mismos en función de nuestras necesidades.

Un buen ejemplo de la versatilidad de este tipo de programas lo encontramos a la hora de solicitar información a nuestros proveedores. A través de un software especializado, podemos realizar nuestro propio modelo de carta de solicitud de información (carta comercial) a proveedores, el cual estará personalizado y diseñado en función de nuestras necesidades actuales. 

Este tipo de documentos se pueden utilizar para muchas situaciones: pedir información sobre nuevos productos, concertar visitas y reuniones y hasta reclamar errores o mercancías no entregadas en los pedidos, por lo que tenerlos a mano y poder personalizarlos es fundamental para todo departamento de compras.

La ubicación de existencias de los proveedores

Para concluir, hablaremos de otro factor que, pese a no ser tan relevante como los ya mencionados, sí que puede ser decisivo a la hora de escoger entre dos proveedores. 

Estos, a la hora de colocar sus mercancías en el almacén, utilizarán los llamados criterios de ubicación de existencias para organizarlas y reducir el tiempo a la hora de la recogida o distribución. 

Estos criterios establecen la forma en la que la empresa coloca toda su mercancía y la organiza en el almacén, dependiendo de cuándo vaya a salir y/o si la van a recoger o enviar ellos mismos. Estos dos son los criterios de ubicación de existencias más utilizados:

1. Ubicación de existencias aleatoria. La mercancía se coloca en el almacén rellenando los huecos libres, a medida que va llegando.
2. Ubicación de existencias fija. A cada producto o mercancía se la asigna una posición previamente, con el fin de localizarlos rápidamente si es necesario.

La gestión de proveedores de una empresa es una tarea fundamental a realizar por el equipo directivo, ya que puede suponer un gran ahorro en costes y un aumento importante del valor final del producto o servicio que ofrece la compañía.

 Analizando profundamente factores como la calidad y el precio, junto a un buen plan de compras, se puede lograr una selección eficaz e inteligente de los proveedores que van a suministrar durante un largo periodo de tiempo a la empresa.

Si quieres tomar el control en el proceso de compra y en la selección de proveedores, échale un vistazo a nuestro Máster en compras.